Prácticas de estudiantes y protección de datos

Es conocido que entidades que se dedican a la formación necesitan con frecuencia firmar convenios de prácticas externas con otras entidades, públicas o privadas, para que sus alumnos puedan realizar las prácticas necesarias en sus estudios. Sin embargo, a pesar de la habitualidad de estas firmas, en muchas ocasiones las partes intervinientes no tienen claro cuál es el tipo de relación que existe entre ambas desde el punto de vista de la normativa de protección de datos personales, lo que complica la firma de estos convenios.

Hay quien opina que tanto la entidad formadora como la entidad colaboradora son responsables del tratamiento que se comunican datos personales de los alumnos, puesto que cada una decide de forma independiente la finalidad y los medios fundamentales del tratamiento de datos personales que realiza. Igualmente hay quien opina que la entidad formadora y la entidad colaboradora son corresponsables puesto que deciden conjuntamente la finalidad y los medios. También hay quien opina que la entidad formadora es el responsable del tratamiento y que la entidad colaboradora es un encargado del tratamiento, ya que trata los datos personales por cuenta del responsable, es decir, que actúa en nombre de la entidad formadora. Algo más raro, aunque también los hay, es opinar lo contrario, es decir que la entidad colaboradora es el responsable del tratamiento y que la entidad formadora es el encargado del tratamiento de los datos personales de sus propios alumnos.

En mi opinión descartaría las dos últimas opciones, ya que ninguna de las partes actúa en nombre de la otra sino para unos fines propios y legítimos. Así, nos quedaría que la relación sería de responsabilidad o corresponsabilidad, cuestión que no siempre es fácil de discernir. No obstante, como en estos convenios tanto la entidad formadora como la entidad colaboradora suelen tener definido cuál es la finalidad de su tratamiento a través de las normativas que regulan las prácticas externas, y teniendo en cuenta el amplio entramado de relaciones que se produce entre unos y otros, el tipo de relación más adecuado sería el de dos responsables del tratamiento que se comunican datos personales de los alumnos para cumplir con su misión en el convenio y para que los alumnos puedan realizar las exigidas o voluntarias prácticas externas.

Aunque, jurídicamente hablando, casi todo es discutible, esta idea parece estar avalada actualmente por la Agencia Española de Protección de Datos, aunque tampoco ello debe ser considerado una absoluta garantía de certeza jurídica.

Así, la Agencia opina que una entidad colaboradora con la que se firme un convenio de colaboración para la realización de prácticas externas por parte de estudiantes universitarios asume la condición de responsable del tratamiento, ya que será esta entidad colaboradora destinataria de los alumnos en prácticas, quien determine los medios y los fines de los tratamientos de datos necesarios para la realización de las prácticas universitarias que constituyen el objeto de los convenios.

Pedro Rodríguez López de Lemus.